ARŞİV KURULU

İş Tanımı 
Arşiv Kurulu AÖPE ile ilgili tüm bilgi ve belgelerin bilgisayar ortamında korunmasını sağlar. Gerektiği zaman bu bilgi ve belgeleri eğiticilere ve kurullara aktarır. Arşiv Kurulu, iş tanımına uygun olarak aşağıda başlıklar halinde belirtilen çalışma konuları çerçevesinde gerekli bilgi ve belgeleri eğiticilerden ve kurullardan ister ve bunları bilgisayar ortamında düzenler. 

Eğiticiler ve kurullardan gelen bilgi ve belgelerin arşivde saklanmasını sağlar. Bu bilgi ve belgelerin zamanında arşive gönderilmesi ve gerekli tüm yazım denetimi ve düzenlemesinin yapılması ilgili eğitici ve kurulların sorumluluğundadır. 

Arşiv Kurulu diğer tüm kurullarla işbirliği içerisinde çalışır. 

Arşiv kayıtlarının bir kopyası Arşiv Kurulu Başkan'ında bir kopyası da Enstitü'nün web sayfası sorumlusunda bulundurulur. 

Arşiv Kurulu, aşağıda yedi ana başlık halinde belirtilen çalışma konularından sorumlu olarak çalışır: 

1. Enstitü Başkanı'nın kurumu temsilen yaptığı yazışmaların arşivlenmesi.
2. Enstitü'nün Ankara, İstanbul ve İzmir olmak üzere üç il ve temsilciliklerde yürüttüğü tüm öğrenci eğitim kayıtlarının arşivlenmesi.
a. AÖPE "Psikodrama Öğrenci Karnesi" içinde bulunan tüm bilgilerin arşivlenmesi:
I. Her öğrencinin hazırlık, temel ve ileri aşama başvuru formlarının arşivlenmesi.
II.Yürütülen her eğitim grubu için hazırlık, tem el,ileri aşama devam ve ücret çizelgelerinin arşivlenmesi.
III. Her eğitim aşamasının sonunda her üyeye ait toplam grup çalışması ve kuramsal çalışma birimleri ile katıldığı diğer etkinliklerin belgelerinin arşivlenmesi.
IV. Eğitimden ayrılan öğrencilerin doldurması gereken "Üye Ayrılma Form"larının arşivlenmesi. (Yukarıda dört madde halinde belirtilen bilgi ve belgeler, ilgili grup eğiticisi tarafından her yılın temmuz ayı bitimine kadar arşive gönderilir).
b. Mezun olan öğrencilerle ilgili bilgilerin arşivlenmesi:
I. Mezun öğrencilerin isim soyadı, kişisel bilgiler, mezuniyet yılı, tez konusu ve sınav tutanağı gibi bilgilerden oluşan ve Arşiv Kurulu tarafından düzenlenen bir listenin arşivlenmesi. II. Mezun olan her öğrencinin onaylanmış bir tez örneğinin arşivlenmesi (Bu tezlerin arşive gönderilme sorumluluğu Sınav Hazırlama ve Sınav İlkelerini Geliştirme Kurulu Başkan'ına aittir. Tezlerin bir örneği arşivde, bir örneği de yayınlanmak üzere web sayfası sorumlusunda kalır).
3. Enstitü'nün tüm eğiticileri ile ilgili bilgilerinin arşivlenmesi. Kişisel bilgiler, formasyon, özel ilgi alanları (verebileceği özel seminerler, yürütebileceği özel gruplar), kurullarda aldığı görevler ve çalıştaylara katılım bilgileri, araştırmaları ve yayınları gibi bilgilerin arşivlenmesi. Bu bilgiler her yıl güncellenir. Bilgilerin güncellenmesi sorumluluğu eğiticilere aittir.
4. Eğiticiler tarafından yapılan ortak toplantı tutanaklarının arşivlenmesi Enstitü sekreteri tarafından saklanan bu toplantı tutanakları düzenli olarak, her yılın temmuz ayı bitimine kadar arşive gönderilir.
5. Tüm kurullarla ilgili bilgi ve belgelerin arşivlenmesi
a. Eğitim Kurulu, Araştırma Kurulu, Etik Kurul, Yayın Kurulu, Halkla İlişkiler Kurulu, Arşiv Kurulu, Sınav Hazırlama ve Sınav İlkelerini Geliştirme Kurulu olmak üzere yedi alt kurulun işleyiş biçimleri, görev ve sorumluluklarıyla ilgili bilgilerin arşivlenmesi (Bu bilgilerin arşive gönderilmesinden tüm kurul başkanları sorumludur).
b. Kurulların yıllık çalışma raporlarının arşivlenmesi (Tüm kurulların yıllık çalışma raporları ilgili kurul başkanları tarafından, her yılın temmuz ayı bitimine kadar arşive gönderilir).
c. Kurul üyelerinin yıllık görev dağılımıyla ilgili değişikliklerin arşivlenmesi (Bu değişikliklerin arşive bildirilmesinden ilgili kurul başkanı sorumludur ve bu bilgileri her yılın temmuz ayı bitimine kadar arşive gönderir).
6. Enstitü'nün yayınlarının arşivlenmesi Enstitü'ye ait yayınların (bülten, kitap, makale vb.) birer kopyası arşivde saklanır. Bu yayınların arşive gönderilmesi sorumluluğu Yayın Kurulu Başkan'ına aittir.
7. Enstitü'nün tüm eğitim materyallerinin arşivlenmesi Enstitü eğitim rehberi, eğitimle ilgili tüm formların birer örneği (eğitim başvuru form örnekleri, değerlendirme formları, etik ilkeler, sınav başvuru tutanağı gibi) belgeler arşivde saklanır. Bu formların arşive gönderilmesi, ilgili kurul başkanlarına aittir. Çalışma Yöntemi Arşiv Kurulu bu kurulda çalışmak isteyen gönüllü eğiticilerden oluşur. Kendi aralarında bilgisayar ortamında ve yüz yüze toplantılar aracılığıyla iletişim kurarlar. Tanımlanan işleri yürütmek için işbölümü yaparlar ve tüm kurul başkanlarıyla işbirliği kurar; arşive gönderilmesi gereken bilgi ve belgeleri açıklar ve toplar. İş Dağılımı Başkan, Arşiv Kurulu'nun işlemesinden; ilgili kişi ve kurullar tarafından talep edilen bilgi ve belgelerin sunulmasından sorumludur. Tüm kurul başkanlarıyla işbirliği halinde olur ve arşive gönderilmesi gereken bilgi ve belgelerin neler olduğunu açıklar. 

Arşiv Kurulu Üyeleri: 

• Başkan Gül Şendil
• Burak İsmanur
• Tülin Kuşgözoğlu